Organizacja bankietu krok po kroku

Wesele, rocznica ślubu, urodziny, komunia, chrzest, zjazd rodzinny albo podsumowanie roku w firmie, sukcesy biznesowe, branżowe konferencje i targi, integracje. To tylko część prywatnych oraz zawodowych okazji do organizacji bankietu. Sprawdź, którymi sprawami najlepiej zająć się w pierwszej kolejności!

• Kluczowe kwestie podczas organizacji bankietu to budżet, rodzaj przyjęcia, wynajem sali, goście, catering i ew. rozrywki.
• Wybór sali bankietowej zależy m.in. od liczby osób, formy i charakteru przyjęcia oraz planowanych atrakcji.
• Przygotowanie listy gości pomaga w utrzymaniu porządku oraz kontrolowaniu tego, kto faktycznie wchodzi na teren imprezy.
• Mniej lub bardziej oficjalne wyjazdy firmowe są bardzo wymagające pod względem ustalania ważnych szczegółów.

Pierwsza rzecz, którą należy się zająć, to dopięcie wszystkich terminów oraz budżetu. Przyszli goście muszą dowiedzieć się o wszystkim odpowiednio wcześnie, by uwzględnić event w swoim kalendarzu. Okoliczności i miejsce spotkania będą decydujące dla przebiegu całości. Podczas poszukiwań właściwego obiektu (lub otwartej przestrzeni na świeżym powietrzu) warto dokładnie porównać dostępne opcje i nie spieszyć się nadmiernie z podejmowaniem decyzji. Na bohema28.PL znajdziesz przykład wartościowej oferty organizacji różnorodnych wydarzeń.

Zanim wybierzesz salą bankietową, ustal precyzyjną listę wymagań dla lokalizacji przyjęcia

Potrzebujesz przestrzeni dla ponad 100 osób, a może wydarzenie będzie bardziej kameralne? To zależy zarówno od decyzji organizatora, jak i charakteru imprezy oraz spodziewanej liczby uczestników. Warto poprosić zaproszonych gości o potwierdzenie udziału z odpowiednim wyprzedzeniem, by w razie potrzeby zmodyfikować plan przyjęcia – zawsze dobrze mieć alternatywne, awaryjne opcje. Szczególnie na wypadek, gdyby na bankiecie zjawiło się znacznie mniej osób, niż było to w pierwotnych założeniach. Przykładowo sala bankietowa w Warszawie BOHEMA2.8 dysponuje dwiema przestrzeniami eventowymi. Większa ma 440, a mniejsza 160 metrów kwadratowych powierzchni.

Charakter uroczystości również ma znaczenie przy doborze właściwego miejsca. Oczekiwania, potrzeby i atmosfera przy rodzinnym przyjęciu komunijnym czy weselnym są drastycznie odmienne w porównaniu z benefisem artystycznym, czy. Funkcjonalność i wystrój sali w dużym stopniu zdeterminują panujący nastrój. Organizator musi również zdecydować o sposobie podawania posiłków – ma to decydujący wpływ na układ pomieszczenia.

Podstawowe rodzaje bankietów pod względem organizacji przestrzeni i zaplecza gastronomicznego

• Bankiet angielski – przyjęcie w formie stojącej, ze swobodnym przemieszczaniem się gości po pomieszczeniach i ogólnodostępnym bufetem.
• Bankiet zasiadany – wybierany przy poważniejszych okazjach, z miejscami siedzącymi często przydzielanymi według określonej hierarchii i daniami podawanymi do stołu.
• Bankiet amerykański – połączenie dwóch powyższych. Stoły ustawione na środku lub przy głównej ścianie z obsługą w zakresie ciepłych dań i napoi oraz odrębnym bufetem.

Dodatkowe atrakcje należy uwzględnić już na wczesnym etapie planowania bankietu

Spotkania, towarzyskie rozmowy oraz smaczny poczęstunek w wielu przypadkach w zupełności wystarczą, by się dobrze bawić i zacieśniać więzi. Jednak jest mnóstwo okazji, w których oczekuje się znacznie bardziej rozbudowanego programu. Do rozmaitych tańców potrzeba sporo wolnego miejsca oraz muzyki – puszczanej z systemów nagłośnienia, miksowanej przez DJ-a lub granej na żywo przez zespół. Podczas tego typu wydarzenia przydaje się również wyjątkowa oprawa oświetleniowa.

Dużą popularnością cieszą się również szeroko pojmowane występy i pokazy. Swoje umiejętności mogą zaprezentować np. tancerze, żonglerzy, magicy, mimowie czy kabareciarze. Kolejnym pomysłem są loterie fantowe oraz wyzwania, w których to zaproszone osoby mogą zawalczyć o nagrody. Tutaj więcej ograniczeń stwarza poziom kreatywności organizatora, niż możliwości techniczne czy dostępne oferty. Ważne, by proponowane atrakcje i program dostosować do zamierzonego prestiżu wydarzenia oraz preferencji gości.

Organizacja bankietów firmowych często jest nieco większym wyzwaniem logistycznym

Tutaj zdecydowanie więcej kwestii wymaga zaplanowania w najdrobniejszych szczegółach. Imprezy integracyjne, połączone np. z podsumowaniami i wyróżnieniami, wymagają innego podejścia od oficjalnych prezentacji nowych produktów, otwarcia targów czy prób pogłębiania relacji z partnerami biznesowymi. W pewnych przypadkach sam wybór lokalizacji może przyprawić o ból głowy – wiele przedsiębiorstw ma szereg oddziałów w kilku krajach, w niektórych branżach normą jest praca zdalna. Być może niektórym członkom zespołu trzeba będzie pomóc z dojazdem lub jakimś noclegiem?

Czasami przedsiębiorstwa zapraszają pracowników z osobami towarzyszącymi, a nawet całymi rodzinami. Wtedy trzeba zapewnić opiekę i atrakcje dla dzieci, należy też poważnie zastanowić się nad obecnością alkoholu w menu. Aby zorganizować bankiet firmowy, który rzeczywiście polepszy atmosferę i podniesie motywację, trzeba zadbać o zadowolenie wszystkich uczestników. A to trudne zadanie, gdy zespół jest mocno zróżnicowany pod względem wieku, doświadczeń czy światopoglądu. Jeżeli organizator odpowiednio zadba o ciekawe zajęcia, ryzyko podejmowania potencjalnie drażliwych tematów będzie minimalne. Przy organizacji bankietu warto skorzystać ze wsparcia profesjonalistów i szeroko konsultować wszelkie pomysły przed ich zatwierdzeniem.