Ministerstwo Finansów stworzyło Krajowy System e-Faktur, który już za jakiś czas ma stać się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców. Jest to ogólnopolski system komputerowy, pozwalający na wystawianie i otrzymywanie elektronicznych faktur strukturalnych. Informacje przekazywane przez resort wskazują, że jeżeli zdecydujemy się na dobrowolne korzystanie z KSeF już teraz, będziemy mogli cieszyć się dodatkowymi korzyściami podatkowymi. Czym jest KSeF i jak działa? Co powinniśmy wiedzieć o tym programie informatycznym?
Krajowy System e-Faktur – KSeF
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur to system komputerowy, dzięki któremu można sprawnie generować i udostępniać faktury ustrukturyzowane. Jakie cele ma to narzędzie? Jego najważniejszym założeniem jest centralizacja procesy rejestracji dokumentów w obrocie gospodarczym za pomocą skierowania ich w jedno miejsce. W efekcie systemy fakturowania i księgowości mogą połączyć się z KSeF, tak aby użytkownik łatwo przesyłał faktury sprzedaży przez system. Nie zapominajmy także o odbieraniu faktur przez te systemy księgowe, które już przeszły przez Krajowy System e-Faktur! Jako użytkownicy korzystamy z funkcji zarządzania uprawnieniami, uzyskując solidne zabezpieczenie dostępu do ważnych danych. Więcej informacji na ten temat znajdziemy w serwisie Poradnik Przedsiębiorcy.
Obowiązkowy KSeF
Już od dawna słyszymy, że KSeF stanie się obowiązkiem dla przedsiębiorców. Obecnie możemy dobrowolnie przystąpić do platformy (od 2022 roku). Z kolei obowiązkowe użytkowanie miało stać się faktem 1 lipca 2024 dla czynnych podatników VAT oraz 1 stycznia 2025 dla nievatowców, czyli podatników zwolnionych przedmiotowo i podmiotowo z VAT. Jednakże na początku 2024 roku Ministerstwo Finansów podało informację o tym, że termin wejścia w życie ulega przesunięciu i system nie będzie obligatoryjny do końca tego roku.
Okazuje się, że minister właściwy do spraw finansów publicznych ma możliwość określenia poprzez rozporządzenie tego, kiedy podatnik nie musi wystawiać faktur w ramach Krajowego Systemu e-Faktur. Podczas wydawania rozporządzenia, brane są pod uwagę następujące czynniki:
- Konieczność zapewnienia szczególnych sposobów dokumentowania czynności przez podatnika
- Specyfika niektórych działalności, dotyczących liczby i rodzajów czynności wymagających udokumentowania
- Konieczność przeciwdziałania nadużyciom dotyczącym unikania prawidłowego dokumentowania czynności
- Możliwości techniczno-organizacyjne, wiążące się z dokumentowaniem czynności
Warto na bieżąco obserwować wszelkie zmiany związane z KSeF, co jest szczególnie ważne dla każdego przedsiębiorcy.
Jak działa Krajowy System e-Faktur?
Krajowy System e-Faktur pozwala wystawiać faktury strukturalne w formacie XML poprzez zintegrowany program finansowo-księgowy. Funkcjonalny system sprawdza, czy wystawione dokumenty są zgodne ze standardami i nadaje im unikalne numery. W efekcie wystawca otrzymuje urzędowe poświadczenie odbioru, a odbiorca może korzystać z dostępu do KSeF za pomocą uwierzytelnienia lub podania odpowiednich danych z faktury.
Faktem jest, że otrzymywanie faktu strukturalnych poprzez KSeF wymaga zgody ze strony odbiorcy faktury! Jednakże sposoby wyrażenia zgody nie zostały określone w przepisach, dlatego mamy tutaj pełną dowolność. Jeśli odbiorca nie zgodzi się na otrzymywanie faktur z KSeF, wystawca cały czas może korzystać z systemu, jednak dokumenty powinien przekazywać drugiej stronie w formie papierowej lub elektronicznej. Istotne jest to, że nabywca może zgodzić się na otrzymywanie faktur elektronicznych nawet w sytuacji, gdy nie chce otrzymywać faktur z KSeF. Ustawodawca wskazuje na kilka rodzajów uwierzytelnienia się w systemie, zależnie od rodzaju podmiotu. Na szczęście jest to bardzo łatwe zadanie, z którym każdy poradzi sobie bez większego problemu.
Prowadzenie własnej firmy nie jest proste, a nowoczesne programy komputerowe ułatwiają wiele procesów. Jednym z takich programów jest KSeF, który za jakiś czas stanie się obowiązkowy dla przedsiębiorców.
– Materiał zewnętrzny
