Organizacja wydarzenia kulturalnego to nie lada wyzwanie. By impreza się udała, a jej uczestnicy byli zadowoleni, trzeba dopilnować wielu rzeczy i zadbać o dopełnienie wszelkich formalności. Jak się w tym wszystkim nie pogubić? Od czego zacząć organizację?
Przede wszystkim dobry plan
Bez odpowiednio przygotowanego wcześniej planu działania, trudno byłoby z sukcesem zorganizować jakiekolwiek wydarzenie. To bardzo odpowiedzialne przedsięwzięcie, które wymaga odpowiedniej ilości czasu, by wszystko dopiąć na ostatni guzik. Jak więc zaplanować wydarzenie, by niczego nie pominąć i w trakcie nie zostać zaskoczonym?
- Przede wszystkim dobry pomysł. To od niego wszystko się zaczyna. Zastanów się, jak wyobrażasz sobie to wydarzenie, czego właściwie ma dotyczyć i do czego nawiązywać.
- Określ swoje cele. To kluczowy etap. Pomyśl, dlaczego właściwie podejmujesz się organizacji, co chcesz uzyskać i jakie wartości promować.
- Zastanów się nad grupą docelową swojej imprezy. Może kierujesz ją do najmłodszych odbiorców, do rodzin z dziećmi, a może do jakiejś grupy zawodowej lub wiekowej? To będą istotne ustalenia w dalszych etapach planowania, jak na przykład atrakcje.
- Miejsce i czas wydarzenia. Zaplanuj dokładnie gdzie i kiedy ma odbyć się Twoja impreza. Może będzie to impreza plenerowa? A może wypatrzyłeś już jakieś pomieszczenie?
- Pomyśl także o sposobie promocji. Mogą to być lokalne media, reklama w serwisach społecznościowych czy klasyczne ulotki i plakaty. Ważna będzie także kwestia wejściówek – będą płatne, czy darmowe? Jeśli płatne, dobrym pomysłem będzie platforma do sprzedaży biletów.
- Nie zapomnij o określeniu budżetu. Należy uwzględnić w nim wszelkie wydatki, które będziesz zobowiązany ponieść jako organizator.
Dopełnij formalności
Gdy zarys całego wydarzenia masz już opracowany, wiesz, co, jak i kiedy chcesz zorganizować i do kogo kierujesz wszelkie atrakcje, czas zająć się formalnościami. Musisz dopełnić ich odpowiednio wcześniej, gdyż niektóre mogą zająć trochę czasu. Co właściwie trzeba zrobić?
Tutaj przyda się wcześniej przygotowany plan. Bardzo dużo zależy od tego, jak liczną grupę uczestników przewidujesz. Jeśli chcesz zarezerwować przestrzeń publiczną pod imprezę masową, musisz uzyskać zgodę odpowiednich władz. Warto też wcześniej upewnić się, że dane miejsce będzie w wybranym przez Ciebie terminie dostępne.
Pamiętaj również, że prawo określa jako Twój obowiązek zapewnienie uczestnikom wydarzenia bezpieczeństwa. Będziesz także odpowiedzialny za porządek i ewentualne zniszczenia powstałe w trakcie imprezy. Warto, byś sporządził regulamin imprezy i zobowiązał do zapoznania się z nim każdego uczestnika.
Zadbaj o stronę techniczną
Jednym z wymogów formalnych jest także zapewnienie sprzętu technicznego i wszelkich wykorzystywanych w trakcie wydarzenia przedmiotów, które odpowiadają na określone wymagania prawne. Jest to nie tylko konieczne ze względów prawnych, ale także dla Twojej korzyści.
Wydarzenie, na którym kwestie techniczne, jak na przykład nagłośnienie, są najwyższej jakości, odbierane są przez uczestników znacznie lepiej. Twoi goście będą na pewno zadowoleni z uczestnictwa, gdy wszystko będzie zorganizowane na najwyższym poziomie.
