Organizacja wydarzeń biletowanych wiąże się z licznymi inwestycjami. Mowa tutaj nie tylko o działaniach promocyjnych i logistycznych, ale również o zatrudnieniu odpowiednich osób czy obsłudze klientów. Przygotowanie eventu to proces złożony, który wymaga wiedzy i sporego doświadczenia. Sprawdź, jak zminimalizować koszty organizacji wydarzenia.
Stwórz plan!
Przed rozpoczęciem jakichkolwiek działań należy ustalić wszelkie szczegóły dotyczące planowanego eventu. Na tym etapie warto stworzyć listę zadań do wykonania, które ułatwią oszacowanie budżetu. Każde wydarzenie jest nieco inne — dotyczy innej grupy docelowej oraz innej tematyki i miejsca. W związku z tym zawsze trzeba się liczyć z nieprzewidzianymi dodatkowymi opłatami. Mowa tutaj m.in. o marketingu, materiałach promocyjnych, cateringu, usługach profesjonalnych i nie tylko.
Gdy już wstępny budżet zostanie oszacowany, należy obliczyć, ile powinien kosztować udział w wydarzeniu. Warto też szczegółowo zaplanować termin eventu, by ten nie kolidował z innymi konkurencyjnymi wydarzeniami. W renomowanych systemach biletowych istnieją funkcje, które pozwalają przeprowadzić symulacje opłacalności danego eventu, co znacząco minimalizuje ryzyko poniesienia strat.
Szukaj oszczędności
Zanim zaczniesz promować wydarzenie, poznaj swoją grupę docelową. Być może okaże się, że warto zrezygnować z ulotek czy banerów na rzecz działań online, które przyniosą lepsze efekty niż kampania outdoorowa.
Nie każde wydarzenie musi być połączone ze współpracą z profesjonalną firmą cateringową. W przypadku imprez plenerowych lepsza może się okazać oferta właścicieli lokalnych food trucków. Koszty organizacji eventu może też zminimalizować współpraca sponsorska z markami, które będą chciały promować swoje usługi lub produkty podczas imprezy.
Sprzedaż biletów w uproszczonej formie
Jedną z największych bolączek organizatorów wydarzeń jest sprzedaż biletów. Tradycyjne kanały sprzedaży, takie jak kasy biletowe, mogą mocno ograniczyć grono potencjalnych klientów (zwłaszcza gdy grupą docelową są osoby na co dzień korzystające z Internetu). Dlatego też znacznie lepiej jest zainwestować środki głównie w działania online, co pozwoli jeszcze bardziej zredukować koszty organizacji eventu.
Doskonałym przykładem takiego rozwiązania jest oprogramowanie do sprzedaży biletów, systemy biletowe Ekobilet.pl — platforma, która pozwala w kilka chwil stworzyć własne wydarzenie, a następnie zacząć je promować. Niskie koszty inwestycyjne i minimum formalności to tylko dwie z wielu zalet tego systemu biletowego.
W Ekobilet.pl można też promować swoje eventy na portalach społecznościowych, a także korzystać z rozbudowanych możliwości kampanii mailingowych i wiadomości SMS. Platforma umożliwia też przeprowadzenie wnikliwej analizy opłacalności danego wydarzenia i oferuje wsparcie obsługi technicznej na każdym etapie organizacji eventu. W rezultacie da się znacznie skuteczniej docierać do potencjalnych klientów i dostosowywać ofertę do ich potrzeb.
